專案介紹

現今台灣各個大小社區,經常遇到帳務不透明、帳務交接金額錯誤與混亂的潛在問題。就算管委會發現了問題,卻又將本項記帳業務委託給物業管理公司解決,但管理公司又常遇總幹事、秘書人員更換或執行人員並無財務記帳專業背景經常造成疏漏弊端、最後互推皮球造成社區巨大的損失。
現在社區委員會的福音來了,大禾智慧型社區財務系統是深入公寓大廈社區管理委員會,以多年經驗,整合開發出簡單、易用的社區專用財務系統,因為我們瞭解問題所在,親身體驗台灣各個大小社區的財務問題切身之痛,所以我們能為社區解決帳單、收款、記帳、財務報告實務上問題,讓社區輕鬆的達到財務透明、正確與交接方便的目標。

專案起源

●問題1:社區是否有帳務不透明或是帳務交接金額錯誤與混亂的疑慮?
一般台灣物業管理公司聘請來服務社區的主任(總幹事)或秘書,都未提供專業財務管理工具給社區,所以主委或其他委員們要求製作財務報表時,往往是使用人工Excel記錄帳務,前幾個月可能沒問題,但一段時間後未收款、(年繳或季繳折扣)預收款、暫收款多的時候,Excel記錄忘記過帳就會讓帳務造成混亂,以及產出報財務報表時,均為人工謄寫缺乏正確性與一致性,例如:財務報表、損益表、資產負債表等等,造成日後查閱與稽核的困難,這就是現今台灣各個大小社區財務潛在的問題。


★解決方案:大禾智慧型社區財務系統-全自動化的作業,提供了每月自動開帳,年繳季繳自動折扣,全自動化帳單以及一遍工全自動的產生社區所需報表,標準SOP作業、符合標準會計的完整報表。


●問題2:社區是否有住戶繳交預繳金或收入現金未立即入帳(存入銀行),或有被臨時挪用的疑慮?
一般社區收款時,均讓經手人或記帳人員收受現金,但因收受時間與實際存入帳戶會有時間差,時常造成管理上的漏洞也讓有心人士覬覦該管理疏失,隨之出現了所謂的小金庫的弊端,或更嚴重的虧空挪用的情形。


★解決方案:大禾智慧型社區財務系統-超商繳費與ATM繳費自動對帳作業,提供銀行全自動化的一條龍服務,從出帳單-住戶繳費-系統自動對帳-財務系統自動沖帳,產出報表,讓社區收費與記帳真正做到全自動,提高社區收費效率並減少現金經手的問題。


●問題3:社區雖有記帳但還是無法精確的確認其資產(存款)負債是否真正的平衡與正確?
一般社區記帳只做到收支流水帳,只做存款報告,並無法提供資產負債表以供住戶或財會人員快速稽查資產流向,應收、應付金額以及已請領支出之貨款,是否實際交付給廠商的問題。


★解決方案:大禾智慧型社區財務系統-標準會計報表與標準請領作業,系統全自動產出所需報表如資產負債表、收支結餘表、應收應付報表等等,符合社區請領流程作業,完整嵌套於系統中,只要按照系統標準流程步驟並黏貼憑證,即可完成所有記帳事務。


●問題4:社區財務管理作業之改革!
社區單位應自行採購或擁有社區專用財務系統就如同是社區採購的工具一樣例如:影印機、飲水機、自動閘門系統皆為社區自備,管理公司只是來協助應用管理,再因可能每年都在換物業管理公司或主任(總幹事)、秘書來服務社區,財務交接、財務記帳服務品質良莠不齊,如還是依舊期待物業管理公司,來管理財務而無提供良好的管理工具時,將埋下未來的隱憂。


★解決方案:大禾智慧型社區財務系統-小額雲端空間使用費,專業系統公司持續提供系統服務及線上教學,讓執行人員更換時無後顧之憂,不須每月支付大筆費用聘請專業會計來記帳;系統資料保留於雲端,一是資料保存安全、二是方便交接,置於雲端的大禾智慧型社區財務系統,即使社區執行人員惡意將帳務資料刪除,均有備份以及註記所刪除的記錄;系統可以自動產出交接用報表,核對手邊實質的資產,確認無誤,讓更換物業管理公司交接更快速,延續使用系統作帳更放心。


期許

社區的物業管理公司可能逐年更換,但屬於自己社區的財務系統,保障著社區的資產與歷史,是不可更換的。使用大禾智慧型社區財務系統,讓主任(總幹事)或秘書交接管委會可以更安心,社區價值也能持續的提升。